Integralni IS, a ne odvojena rješenja
Istraživanja pokazuju da samo oko 35-40% tvrtki koristi integralni informacijski sustav (IIS). Broj je djelomično ovisan o izvoru istraživanja, ali možemo zaključiti da većina tvrtki u Hrvatskoj koristi neku samostalnu aplikaciju, ili uopće ne koristi informatičku podršku za podršku poslovanju.
Situacija je čak i lošija u knjižarskoj industriji, koja je tradicionalno sastavljena od mnoštva manjih tvrtki – knjižara i nakladnika, uz nekoliko izuzetaka od ovog pravila.
Manje tvrtke su na žalost, najčešće zbog troškova, okrenute nekvalitetnom rješavanju IT podrške poslovanju u svakom pogledu, pa tako i izborom rješenja kojim će pratiti svoje poslovanje. Uz nekoliko zaposlenih (ponekad i samo jednim), koji svi rade gotovo sve poslove prema potrebi, te bez prave informatičke podrške, poslovanje je često svedeno na puko pogađanje o stanju tvrtke.
Podaci o poslovanju koji su izgubljeni, kroz dulje vrijeme predstavljaju veliki gubitak nematerijalne imovine tvrtke. Kad je vrijeme izgubljeno a podaci nekonzistentni, problemi u poslovanju su predprogramirani, a uz netransparentne troškove poslovanja nastaju i sve veće poteškoće, kojima će se uskoro će se pribrojiti i troškovi konsolidacije podataka kod uvođenja nekog integralnog rješenja, do čega će doći prije ili kasnije.
Zašto je integralni informacijski sustav bolji od nekoliko odvojenih cjelina?
Integralni informacijski sustav omogućava unos podataka samo na jednom mjestu u sustavu, u trenutku kada nastaju, i njihovo daljnje korištenje u drugim dijelovima sustava prema potrebi.
Integralni informacijski sustav pohranjuje podatke na strukturirani način, koji osim za svakodnevno poslovanje omogućavaju donošenje kvalitetnih poslovnih odluka i opstanak tvrtke na tržištu.
Insight Bookstore Insight Bookstore je od početka projektiran kao integralni informacijski sustav. Izveden je kao poslovno i tehnološki moderan i napredan sustav. Njegovim korištenjem omogućit ćete neometan rast tvrtke i obima poslovanja, te uklapanje svih poslovnih cjelina u harmoničnu cjelinu.
Insight podržava mnoštvo zaokruženih funkcionalnosti, koje podržavaju međusobno prepletene poslovne procese. Ti poslovni procesi uklopljeni su u poslovne cjeline, koje se po potrebi mogu, ali i ne moraju koristiti u sustavu. Poslovne cjeline uklapaju se na poslovno i tehnološki logičan način, tvoreći integralnu cjelinu sustava Insight Bookstore.
Pri korištenju sustava, određene poslovne cjeline uklopljene su u module radi lakšeg razumijevanja i rada sa sustavom. Neki moduli služe kao integrirajući temelj, i nužno ih je koristiti. To su prvenstveno matični podaci sustava, koji omogućavaju svim ostalim poslovnim segmentima uklapanje i međusobnu komunikaciju razumljivim jezikom. Artikl i kupac, uzmimo ih za primjer, definirani su na jednom mjestu i opisani svim svojim osobinama. Na taj način svi ostali moduli sustava Insight koji poznaju kupca i artikl – npr. robno knjigovodstvo, prodaja i financijsko knjigovodstvo – koriste te definicije u svojim specifičnim poslovnim procesima. Podaci su uvijek točno i nedvosmisleno definirani, jer se održavaju samo na jednom mjestu u sustavu, omogućavaju time raznim dijelovima sustava uvijek korištenje aktualnih podatke. Uz točno definirane procese koji se ponašaju na poznat način, rezultati poslovanja uvijek ostaju konzistentni.
Točni i konzistentni podaci čine savršenu podlogu za poslovno izvještavanje, te izvrstan izvor informacija za sustav poslovne inteligencije, koji će omogućiti donošenje pravilnih poslovnih odluka u bilo kojem segmentu poslovanja.
Razvoj
Sustav Insight je u potpunosti razvijen u tvrtki NEOS, korištenjem iskustava sakupljenih dugogodišnjom suradnjom sa tvrtkama koje se bave distribucijom, veleprodajom i maloprodajom, proizvodnjom i drugim djelatnostima. To iskustvo povezano s poznavanjem moderne tehnologije, koja je korištena u razvoju, rezultiralo je proizvodom sa mnoštvom osobina koje ga čine kvalitetnim i specifičnim na tržištu: - posebna pažnja posvećena je korisničkom sučelju, te jasnoj i jednostavnoj primjeni poslovnih procesa, što rezultira brzim usvajanjem i lakim korištenjem sustava,
- zahvaljujući svom dizajnu i tehnološkom temelju, sustav je izuzetno pouzdan,
- primijenjena tehnologija jamči skalabilnost sustava – primjenu u većim i manjim tvrtkama, omogućen nesmetan rast poslovanja (po količini podataka, broju korisnika i sl.),
- zahvaljujući vlastitom razvoju i modularnom dizajnu, sustavu je osigurana podrška i održavanje, te daljnja proširenja,
- sustav je cijenom prilagođen domaćim uvjetima poslovanja, uz posebno prilagođene verzije za manje tvrtke.
Značajke sustava
Sustav je namijenjen i optimiran za knjižarsku industriju, ali je prilagodljiv za različite vrste artikala. Ovo omogućuje korištenje sustava u tvrtkama s maloprodajnim lokacijama na kojima se uz knjige prodaju i različiti drugi artikli, uključujući i usluge (npr. knjižara i papirnica s fotokopiranjem). Osim toga, neke od značajki sustava su: - prodaja artikala za koje nije poznata nabavna cijena, čim su količinski zaprimljeni,
- cjenici prilagođeni širokom rasponu potreba (Akcijski, za Partnera i sl.),
- ugovorno određivanje rabata i praćenje ugovora s kupcima,
- podržan je neograničeni broj maloprodajnih i veleprodajnih skladišta, te neograničeni broj komisijskih i potkomisijskih skladišta,
- detaljno podržana komisija i potkomisija:
- isti artikl može biti i vlastiti i u komisijski s definiranim prioritetom rasknjižavanja,
- isti artikl u komisiji od više dobavljača s prioritetom rsknjižavanja,
- automatsko generiranje Odjava po slobodno odabranim kriterijima (period, dobavljači, skladišta) uz ručne korekcije, i sl.
- POS kasa – on-line i off-line način rada,
- fleksibilno robno-skladišno poslovanje:
- minimalne i optimalne količine (popunjavanje polica),
- pregled svih MP i VP, te komisijskih i potkomisijskih skladišta s jednog mjesta,
- automatsko generiranje skladišnih dokumenata, i sl.
- ugrađena operativna analitička izvješća (prodaja po načinu plaćanja, prodaja po izdavaču i/ili autoru, rabat, RUC i sl.)
i mnoge druge poslovne karakteristike koje omogućavaju fleksibilan rad sa sustavom.
Na aplikativnoj razini, sustav se također temelji na modernim konceptima i značajkama, kao što su npr. ugrađene napredne sigurnosne mogućnosti. U svakom modulu je podržana kontekstna pomoć korištenjem tipke F1.
Podržano je vođenje poslovanja za više pravnih subjekata (tvrtki) unutar sustava, pri čemu one mogu imati zajedničke matične podatke (artikli, partneri i sl.), ali mogu biti i potpuno samostalne. Pri tome su u oba slučaja poslovni dokumenti i poslovne transakcije potpuno odvojene, što osigurava ispravnu podršku poslovanja pojedine tvrtke.
Operativno izvještavanje Integralni informacijski sustav je izvrsna podloga za uspostavu sustava poslovne inteligencije, tj. naprednog poslovnog izvještavanja iz sustava. Ali već u svom osnovnom obliku, sustav nudi vrlo bogat predefinirani set analitičkih operativnih izvještaja, koji će biti izvrsna podloga za kvalitetno praćenje poslovanja.
Izvještaji u maloprodaji, tj. dio za primjer: - Promet po dobavljaču za neko vremensko razdoblje, te koliko je od toga bilo za robu u komisiji, a koliko za kupljenu robu.
- Prodaja po dobavljaču/izdavaču – uz sortiranje po RUCu (u postotku i iznosu, te sort po ta dva kriterija). Također odnos apsolutnog iznosa i udjela u prometu i izračun prosječnog RUCa.
Primjena sustava
Sustav Insight namijenjen je većim, srednjim ali i manjim tvrtkama, kakva je većina u u knjižarskoj industriji. Kako bi to omogućili, sustav podržava funkcionalnosti koje su primjerene tvrtkama s većim brojem djelatnika (npr. fino granulirana pristupna prava). No, te funkcionalnosti su izvedene kroz jednostavna sučelja, što uz minimalna ograničenja omogućava korištenje sustava u svakodnevnom poslovanju čak i samo jednoj osobi.
Ukoliko je sustav u primjeni u više tvrtki koje međusobno posluju, među njima je omogućena elektronička razmjena podataka. Sustav sadrži i Web modul za naručivanje putem interneta, koji omogućava elektroničko poslovanje i s drugim raznorodnim informacijskim sustavima.
Ukoliko tvrtka nema potrebe za svim funkcionalnostima sustava, npr. koristi usluge vanjskog financijsko knjigovodstvo, te module neće koristiti, uz jasno nižu cijenu sustava. No, moduli robnog knjigovodstva podržavaju veliki broj analitičkih izvještaja, koji će omogućiti vrlo kvalitetno generiranje izvještaja za vanjskog knjigovođu.
Bez obzira na veličinu tvrtke u kojoj se primjenjuje, sustav uvijek koristi isti tehnološki i aplikativni temelj.
Moduli sustava Insight Bookstore
Sustav je modularno izveden, a pojedini moduli grupirani su u cjeline za podršku poslovnih procesa robnog i financijskog knjigovodstva, proizvodnje, i drugih. Jezgru sustava čine centralizirani matični podaci (artikli, partneri…), na kojima se temelji poslovna integracija ostalih cjelina.
Moduli robnog knjigovodstva
- Maloprodaja i Veleprodaja,
- Zastupstva i komisija,
- Nabava,
- POS blagajna.
Moduli financijskog knjigovodstva
- Glavna knjiga,
- Automatska knjiženja,
- Ulazni i izlazni računi,
- Platni promet.
Moduli proizvodnje
- Materijalno knjigovodstvo,
- Priprema proizvodnje i radni nalozi,
- Izvršni modul u proizvodnji, za Touch-screen terminale.
Sustav omogućava korištenje i drugih specifičnih modula, kao što su Web shop, Web naručivanje i praćenje distribucije, elektronička razmjena podataka, SMS izvještavanje kupaca.
Tehnologija
Sustav je izgrađen u troslojnoj (three-tier) arhitekturi, a tehnološki temelj osigurava Oracle infrastruktura – baza podataka i aplikacijski poslužitelj, verzije 10g. U razvoju su korišteni Oracle alati iz Internet Developer Suite 10g.
Za integraciju sustava na aplikativnoj razini razvijena je složena sistemska razina (framework) na kojoj se temelji sustav u cjelini. Korisnik sustava uglavnom ne dolazi u dodir s ovom razinom, ili ju koristi za npr. dodjelu pristupnih prava, koristeći pri tome jednostavna sučelja. Posebno značajne karakteristike koje ova razina osigurava su:
- integracija modula sustava – ekranskih formi, izvještaja i procedura,
- podrška za više pravnih subjekata, koji mogu (ali ne moraju) dijeliti matične podatke,
- postavljanje prava pristupa i korištenja sustava, uz fino granulirano definiranje horizontalnih i vertikalnih prava pristupa modulima i podacima u sustavu,
- mogućnost elektroničke razmjene podataka, korištenjem XML tehnologije, kao svjetski priznatog industrijskog standarda za tu namjenu, pri čemu su osigurane dvije vrste razmjene podataka:
- jednosmjerni prijenos kataloga artikala kupcima,
- dvosmjerna razmjena poslovne dokumentacije.
- ostale servisne funkcionalnosti, koje osiguravaju funkcioniranje sustava.
Zaključak
Insight Bookstore moderan je, fleksibilan, skalabilan poslovni informacijski sustav, koji će zadovoljiti sve vaše potrebe kroz dugi niz godina. Sustav će početi i rasti s vama, uz investiciju koja će se u kratkom vremenu isplatiti, i dugogodišnju podršku sukladnu vašim potrebama.
Obratite nam se s povjerenjem. Izgradite vaše poslovanje na pouzdanim temeljima.
Napomena
Razvoj sustava podržan je i djelomično financiran od strane fondacije Fund for Central and East European Book Projects (CEEBP) iz Amsterdama, i MATRA odsjeka nizozemskog Ministarstva vanjskih poslova, koji su tokom razvoja prepoznali prednosti koje sustav donosi knjižarskoj industriji. Konzultanti tvrtke BMR (Book Market Research, iz Krakowa, Poljska), koji u organizaciji CEEBP-a održavaju stručne seminare u cijeloj Europi, pregledali su i vrlo pozitivno ocijenili sustav. |
