|
CASE for Documentum
je sustav za podršku poslovanju pravnih odjela i velikih odvjetničkih ureda.
Omogućit će vam kvalitetno praćenje i nadzor posla – bolji uvid u obavljene i tekuće poslove i zadatke, praćenje rokova, uvid u predmete na kojima radite, sve dokumente nadohvat ruke i niz drugih prednosti koje će vam u određenom trenutku omogućiti da budete korak ispred konkurencije.
Uz praćenje, poboljšat ćete i planiranje posla, koristeći izvještavanje iz sustava, provjeru konflikata, kolaboraciju i rad na dokumentima (ovjeravanje, verzioniranje, arhiviranje) i druge napredne tehnike korištenja sustava.
Sustav možete koristiti bilo kada i bilo gdje. Ukoliko vam sigurnosna politika dozvoljava pristup putem Interneta, unesite i ažurirajte obavljene aktivnosti, te spremite dokumente u sustav. Ukoliko koristite ručno računalo (PDA), sinkronizirajte svoje termine i ponesite ih sa sobom.
Sustav CASE for Documentum će biti uz vas kad vam treba, pomažući Vam u svakodnevnim aktivnostima.
Ključne funkcionalnosti:
• upravljanje predmetima (otvaranje, zatvaranje, arhiviranje…)
• dodjela predmeta zaposlenicima
• rad na dokumentima vezanim uz predmet (otvaranje, verzioniranje, ovjeravanje)
• integracija s centralnim repozitorijem dokumenata
• praćenje rokova po predmetima
• automatski podsjetnici na rokove
• automatsko izvještavanje (e-mail, SMS)
• praćenje pravnih radnji i troškova uz predmete
• ovjera radnji uz mogućnost revizije, prije dodjele na obračun (uz pamćenje izvornih vrijednosti zbog analiza)
• fleksibilna dodjela radnji na obračune (ista radnja na više raznih obračuna, uz sprječavanje višestrukog korištenja pri fakturiranju)
• fleksibilan izrada izlaznih računa uz odabir jednog ili više obračuna
• praćenje opterećenja zaposlenika
• podloga za odlučivanje
KARAKTERISTIKE SUSTAVA
Sustav CASE for Documentum je potpuno rješenje, s podrškom za sve specifične pravne i odvjetničke poslovne procese i aktivnostima.
Sustav pri tome omogućuje praćenje svih relevantnih elemenata poslovanja – predmeta, rokova, dokumenata, radnji, troškova i mnogih drugih. Posjeduje napredne funkcionalnosti kao što je automatsko e-mail izvještavanje (postavljeno u određenim vremenskim intervalima) i automatski podsjetnici također putem e-maila ili SMS poruka.
Jedna od ključnih funkcionalnosti sustava svakako je integracija sa sustavom Documentum tvrtke EMC. Pri tome je pristup sustavu Documentum izvedena transparentno, direktno iz aplikacije, iako je moguće koristiti i same Documentum alate za pristup dokumentima i informacijama, pri čemu su nezaobilazna pristupna prava zadana kroz sustav.
Pri tome su podržane sve funkcionalnosti koje Documentum nudi – atributi, pretraživanje, sigurnost, verzioniranje i mnošvo drugih, naravno direktno iz aplikacije CASE.
Korištenje sustava Documentum donosi ogromne prednosti, pogotovo ukoliko se već koristi u poslovnom okruženju tvrtke. CASE se može uklopiti u već postojeće Documentum procese, ili se mogu definirati novi uz uvođenje sustava CASE for Documentum.
Pri uspostavi informacijskog sustava vrlo je bitna i korištena tehnologija. Do sada smo je više puta spominjali, a u nastavku ćemo je detaljnije pojasniti.
Sustav CASE je izrađen sukladno modernim načelima uspostave poslovnih informacijskih sustava, temeljen na tehnološkim industrijskim standardima – modularan dizajn, višeslojnost – relacijska baza podataka Oracle, aplikacijski server Oracle/BEW WebLogic, sustav Documentum.
To omogućuje neograničen rast podataka i broja korisnika, nadogradivost, sigurnost pristupa sustavu i podacima, selektivna prava pristupa, itd.
Pri tome, trošak uspostave i korištenja je razmjerno nizak, čak bitno niži od drugih sustava sličnih svojstava.
Ovo su samo neka od svojstva sustava CASE, u koji vas ukratko uvodi ova brošura, prikazujući važnije funkcionalnosti sustava.
Ukoliko želite postaviti, konsolidirati ili unaprijediti Vaše poslovanje, pregledajte našu brošuru.
Uvjereni smo da ćete pronaći odgovore koje tražite.
MODULI
CASE.Main
je temeljni modul sustava Case koji pruža sve funkcionalnosti nužne za postavljanje sustava i njegovo centralizirano korištenje.
Temeljne evidencije su evidencije o vašim partnerima - strankama i protustrankama te njihovim kontakt osobama, također mogu sadržavatu i vaše interne evidencije – bilo da se radi o podacima o zaposlenima i tvrtki, pristupnim pravima za korištenje sustava i slično, kao i mogućnost evidentiranja ostalih općih evidencija.
Upravljanje predmetima
je cjelina koja omogućava praćenje životnog vijeka predmeta od otvaranja do zatvaranje predmeta, uključujući dodjeljivanje voditelja i suradnika, kao i razne preglede aktivnosti i troškova.
Integracija dokumenata
je jedna od temeljnih funkcionalnosti cijelog sustava, a izvedena je kroz usku integraciju sustava CASE sa sustavom Documentum, koji je na neki način industrijski standard na ovom području te pruža nebrojene mogućnosti vezane uz rukovanje dokumentima i sadržajem – kreiranje, pohranjivanje, prosljeđivanje dokumenata kroz definirane procese unaprijed definiranim tokovima, ahiviranje, uništavanje, verzioniranje, kolaboraciju, itd.
Osim u svom integriranom temeljnom obliku, Documentum je i platforma na kojoj se može graditi podrška poslovnim procesima i izvan samog pravnog poslovanja.
Raspodjelu posla među zaposlenima možemo nazvati i upravljanje radom. Omogućit će vam upravljanje radnim grupama, a time i izvještajima koji se na svim tim podacima temelje.
Izvještavanje
iz sustava koristit ćete za pregled pojedinih ili grupe predmeta, pripreme za sastanke sa strankama i sl. Velika prednost sustava je i mogućnost automatskog izvještavanja iz sustava, npr. praćenje aktivnosti zaposlenika kroz automatske (npr. dnevne) e-mail izvještaje.
CASE.TimeCapture
je poseban modul koji će koristiti svaki pravnik ili odvjetnik u vašem uredu.
Prvenstveno je namijenjen za brz i jednostavan unos utrošenog vremena i troškova za predmete na kojima radite.
Bez obzira da li ćete utrošeno vrijeme za neku aktivnost obračunati stranci ili iskositi za interno praćenje posla, njegova evidencija je esencijalna za praćenje, planiranje i optimizaciju poslovanja.
Naravno, kako bi bio pravi pomoćnik, Case.TimeCapture može bitno više – podsjetiti vas na bitne aktivnosti i rokove unesene u ročišnik, omogućiti vam uvid u vaše predmete i pripadajuće aktivnosti i još mnogo toga.
Radite na mnoštvu predmeta? Case.TimeCapture će za vas ažurirati listu od desetak predmeta na kojima ste radili u posljednje vrijeme i na taj način pomoći kod organizacije vašeg posla.
Navikli ste raditi s aplikacijom Outlook iz paketa Microsoft Office? Zašto pretipkavati podatke već unesene u sustav Case, kad ih na jednostavan način možete sinkronizirati. Pri tome se prenose kontakti (Contacts) i termini (Calendar) koji su već uneseni u sustav CASE.
Naravno, korištenjem Outlooka jednostavno ćete sve te podatke sinkronizirati i s vašim ručnim računalom (PDA) ili pametnim telefonom.
CASE.Registry
omogućit će vam točnu evidenciju i uvid u primljene i poslane dokumente.
Kada su stigli, kome su predani, uz koji predmet su vezani. Ukratko, ovo je elektronička verzija urudžbenog zapisnika, sa svim prednostima koje on donosi – vođenje ručnih evidencija postaje prošlost jer jednom uneseni dokumenti i podaci dostupni su svima (ovisno o pristupnim pravima). Papirnati originali dokumentacije se arhiviraju, a elektroničke verzije su dostupne i pretražive svima kojima trebaju (a prema pravima pristupa), i sl. Osnovne funkcionalnosti su:
• evidencija ulazne i izlazne pošte
• distribuirano skeniranje i urudžbiranje
• skeniranje putem web sučelja
• distribucija pošte po vrsti dokumenata
• evidencija o dostavi fizičke pošiljke
• pretraživanje pošiljki
CASE.Accounting
će vam omogućiti da evidentirano vrijeme po predmetima na jednostavan način pregledate, konsolidirate i pridijelite obračunima. Nakon što ste obračune prokomentirali na kolegiju ili sa strankom, možete ih proizvoljno (pojedinačno po predmetu ili skupno za partnera) uključiti u izlazne račune. I jasno, biti će vam interesantno pratiti efikasnost naplate tih računa.
ČETIRI KARAKTERISTIKE ZA UNAPRJEĐENJE POSLOVANJA
Korištenje sustava donosi mnoge poslovne koristi za odjel i tvrtku, kao i organizaciju poslovanja u cjelini. U nastavku smo izdvojili četiri glavne karakteristike koje potvrđuju dobiti koje proizlaze iz korištenja CASE for Documentum sustava:
• Upravljanje
– planiranje i praćenje poslovanja
– dnevni uvid u radne aktivnosti
– podloga za podršku odlučivanju
– planiranje i praćenje dostupnosti podataka korisnicima informacija
• Točnost
– obavljanje aktivnosti na vrijeme i u predviđenom roku
– baratanje aktualnim i ažurnim dokumentima i podacima
• Optimizacija
– smanjivanje utroška resursa (npr. vremena) nužnog za obavljanje pojedine aktivnosti
– prilagodba sustava poslovnim zahtjevima
– optimizacija poslovnih procesa
• Kvaliteta
– definirani i jasni poslovni procesi
– automatizacija manualnih poslova
– uredna i unificirana obrada predmeta i dokumenata
– fleksibilno pretraživanje podataka i dokumenata unutar cijelog sustava
– izuzetno robusni temelji sustava (isključivo industrijski standardi na svojim tehnološkim područjima)
| 
